Informationen für Beschäftigte

1. Wie soll der Betrieb aufrecht erhalten werden? - Regelung Home...

In Abstimmung mit der*dem jeweiligen Personalvorgesetzten bitten wir um maximale Umsetzung von Home Office. Dabei soll die Arbeitsfähigkeit der Hochschule bei gleichzeitig größtmöglichem Gesundheitsschutz der Mitarbeiter*innen sichergestellt sein. Bitte nutzen Sie im Falle von Home Office die Möglichkeiten der Telekommunikation, um die Funktionalität der Hochschule sicherzustellen.

Zur Unterstützung der onlinebasierten Kommunikation wurde Cisco Webex für die Deutsche Sporthochschule Köln angeschafft. Die Nutzung dieser Videokonferenz-Software wird empfohlen, da bei diesem Tool Fragen der Technik, Funktion, des Datenschutzes und der Netzressourcen bereits vor der Corona-Pandemie an der Hochschule überprüft wurden. Anbindungsmöglichkeiten der Cisco-Produkte in Moodle sind auf Dauer gegeben.

Relevante Informationen zur technischen Unterstützung der Arbeit im Homeoffice sind auf den Seiten der Zentralen Betriebseinheit Informationstechnologie (ze.IT) zusammengestellt.

In Fällen von Homeoffice von nichtwissenschaftlichen Beschäftigten in Ihren Organisationseinheiten ist ab sofort die Meldung an folgende zentrale Mailadresse d2homeoffice@­dshs-koeln.de (Name und Zeitraum) notwendig. Aufgrund des Aufkommens werden Sie keine Rückmeldung zu Ihren Mails erhalten. Sie können jedoch gerne die Lesebestätigung aktivieren.

2. Welche Maßnahmen sollen die Funktionsfähigkeit der Verwaltung...

2. Welche Maßnahmen sollen die Funktionsfähigkeit der Verwaltung aufrecht erhalten?

Das Rektorat hat Maßnahmen getroffen, um die Funktionsfähigkeit der Verwaltung aufrecht zu erhalten und gleichzeitig die Gesundheit der Mitarbeiter*innen zu schützen. Für den Bereich der Verwaltung ist eine Kontaktaufnahme mit den Mitarbeiter*innen für alle Anfragen und Arbeitsvorgänge nur noch per Telefon, E-Mail oder postalisch möglich. Aufgrund der aktuellen Situation (situationsbedingter Schichtdienst, Krankheitsstand, Home Office) können Verzögerungen bei der Bearbeitung der Arbeitsvorgänge entstehen. Wir bitten diesbezüglich um Verständnis. Von der Hochschule wurde eine Firma beauftragt, um verstärkt an der Hochschule Kontaktflächen zu reinigen und desinfizieren.

Hinweise zur Erreichbarkeit der Poststelle finden Mitarbeiter*innen im Intranet.

3. Wie erreiche ich die Zentrale Betriebseinheit IT (ZeIT)?

Ze.IT ist trotz Verlagerung auf Home Office per Telefon (übliche Spoho-Telefonnummer), E-Mail und auch Videokonferenz zu den üblichen Dienstzeiten erreichbar. Allgemeine IT-Fragen können weiterhin unter support@­dshs-koeln.de gemeldet werden. Bei Problemen, die aus dem Home Office heraus von ze.IT nicht lösbar sind, wird von Fall zu Fall entschieden, wer vor Ort sein muss.

4. Sind Mensa, Bistro und Copy-Shop weiterhin geöffnet?

4. Sind Mensa, Bistro und Copy-Shop weiterhin geöffnet?

Sämtliche Verpflegungsbetriebe des Kölner Studierendenwerks schließen ab Mittwoch, 18. März 2020.

Der Copy-Shop an der Deutschen Sporthochschule Köln ist aktuell weiterhin geöffnet (Öffnungszeiten 8:00 bis 16:30 Uhr). Bitte informieren Sie sich vor einem geplanten Besuch, ob die Öffnungszeiten weiterhin Bestand haben (Tel.: +49 221 4982-3080).

5. Ich bin von Quarantäne direkt betroffen. Was bedeutet das?

Den Quarantänevorgaben der zuständigen Behörden ist in jedem Fall Folge zu leisten.

In Fällen von Quarantäne (oder Personen, die mit dem Virus infiziert sind) sind die Personalvorgesetzten ab sofort dazu aufgefordert, dies unverzüglich über die zentrale Mailadresse d2homeoffice@­dshs-koeln.de anzuzeigen.Bitte lassen Sie der Personalsachbearbeitung (D2) die diesbezügliche Ordnungsverfügung des Gesundheitsamts unverzüglich zukommen. Aus der Ordnungsverfügung ergibt sich auch die Dauer Ihrer Quarantäne.

Sind Sie als Beschäftige*r betroffen, so wird die Sporthochschule Ihnen Ihr Entgelt (bis zu max. sechs Wochen) bzw. Ihre Bezüge fortzahlen. Informieren Sie bitte in diesem Fall auch Ihre*n Vorgesetzte*n sowie Ihre*n zuständige*n Sachbearbeiter*in im Personaldezernat. Die behördliche Anordnung erlaubt Ihnen, von zu Hause aus zu arbeiten. Ob und ggf. welche Aufgaben Sie von zu Hause aus erledigen können und sollen, besprechen Sie bitte unmittelbar mit Ihrer Führungskraft.

Für Studierende gilt, dass Sie Prüfungen, an denen Sie aufgrund einer angeordneten Quarantäne nicht teilnehmen können, unverschuldet fernbleiben. Sie haben dies dem Prüfungsamt unverzüglich mitzuteilen (wie z.B. eine Erkrankung). 

6. Indirekt von Quarantäne betroffen (z.B. KiTa zu). Und jetzt?

Grundsätzlich ist Ihre Betroffenheit ähnlich der Situation eines Streiks der Erzieher*innen einzustufen, sodass sie von Ihrer Arbeits- und Anwesenheitspflicht nicht befreit sind. Wenden Sie sich aber in jedem Fall an Ihre Führungskraft, die gemeinsam mit Ihnen versuchen wird, eine befriedigende Lösung für alle zu finden.

7. Ich habe Kontakt zu einer infizierten Person. Was nun?

Fall a) - In meinem Umfeld gibt es eine an Corona erkrankte Person:

Wird bei einer Person eine Corona-Infektion nachgewiesen, erfasst das Gesundheitsamt die Kontaktpersonen und veranlasst für diese die weiteren Maßnahmen, etwa die Anordnung einer häuslichen Quarantäne. Gehören Sie zu diesen Kontaktpersonen, ordnet das Gesundheitsamt gemäß den Regelungen des Infektionsschutzgesetzes für Sie ab sofort die häusliche Absonderung (= Quarantäne) an. Sie dürfen dann ihre Wohnung nicht mehr verlassen und ihre berufliche Tätigkeit bzw. jegliche Tätigkeit, die Sie in Kontakt mit anderen Personen bringt, nicht ausüben. Arbeit von zu Hause ist allerdings zulässig.

  • Beschäftigte informieren telefonisch Ihre Führungskraft und per Mail (d2homeoffice@­dshs-koeln.de) Ihre Personalsachbearbeitung der Sporthochschule. Ihre Führungskraft wird mit Ihnen besprechen, welche Aufgaben Sie von zu Hause aus erledigen können und sollen.
  • Studierende informieren das Studierendensekretariat der Sporthochschule und bei Prüfungsversäumnis unverzüglich das Prüfungsamt.

Fall b und c) -  In meinem Umfeld gibt es eine b) behördlicherseits unter Quarantäne gestellte Person c) eine Person, die ihrerseits Kontakt mit einer erkrankten bzw. unter Quarantäne gestellten Person hatte:

Standen Sie in Kontakt mit einer Person, die ihrerseits Kontakt zu einer nachweislich mit dem Coronavirus infizierten Person hatte, besteht – unabhängig davon, ob diese Kontaktperson behördlicherseits unter Quarantäne gestellt wurde oder nicht – in Abstimmung mit dem Gesundheitsamt kein Hausverbot. Für Studierende gilt, dass ein Prüfungsversäumnis in diesem Fall nicht entschuldigt wäre.

Allgemein gilt: Beobachten Sie Symptome bei sich, die eine Infektion mit dem Coronavirus wahrscheinlich machen, so melden Sie sich telefonisch bei Ihrer Hausärztin bzw. Ihrem Hausarzt und lassen Sie abklären, ob bei Ihnen eine Erkrankung vorliegt. Bis zu einer Abklärung Ihrer Erkrankung suchen Sie die Sporthochschule nicht auf und ergreifen bitte die allgemein empfohlenen Schutzvorkehrungen, die Sie auf dieser Seite nachlesen können. Machen Sie gegenüber Ihrer Ärztin bzw. Ihrem Arzt allerdings auf Ihren Kontakt zu einer infizierten Person aufmerksam.

8. Ich plane eine Veranstaltung an der Spoho? Was nun?

Wegen der Ausbreitung des Coronavirus COVID-19 gibt es derzeit eine Diskussion um die Durchführung von Veranstaltungen, bei denen viele Menschen auf engem Raum zusammentreffen. Prinzipiell gilt es, das Zusammentreffen vieler Menschen möglichst zu vermeiden. Der Krisenstab der Stadt Köln hat auf Basis der Handlungsempfehlungen des Robert-Koch-Instituts einen Orientierungsrahmen und Hinweise zur Durchführung von Veranstaltungen in Köln aufgestellt. Bitte überprüfen Sie Ihre schon geplante oder noch zu beantragende Veranstaltung anhand derCheckliste für Veranstalter zur Gesundheitsrisiko-Einschätzung von Veranstaltungen des Gesundheitsamtes der Stadt Köln.

Mit Geltung ab 11. März 2020 hat die Stadt Köln per Allgemeinverfügung verfügt, dass in Köln alle Veranstaltungen, zu denen mehr als 1.000 Teilnehmende / Besuchende erwartet werden, grundsätzlich abgesagt beziehungsweise untersagt werden. Dies gilt für alle Veranstaltungen unabhängig davon, ob sie innerhalb oder außerhalb von geschlossenen Räumen stattfinden.

Zusätzlich werden die Veranstaltenden gebeten, sorgfältig zu prüfen, ob die Durchführung der Veranstaltung dringend notwendig ist oder ob sie abgesagt oder verschoben werden können.

Im Zusammenhang mit Veranstaltungen und Tagungen der Sporthochschule sowie an der Sporthochschule wird auf Folgendes aufmerksam gemacht:

  1. Die oben genannten "präventiven Maßnahmen zur Verhinderung von Infektionen" und Hausverbote haben auch in Bezug auf Veranstaltungen und Tagungen (unabhängig vom Veranstalter) an der Sporthochschule Geltung. Wir bitten um Verständnis, dass Personen, für die ein Hausverbot ausgesprochen wurde, nicht teilnehmen können. Wir bitten zudem, von einer Teilnahme abzusehen, wenn Sie unsicher sind, ob Sie erkrankt sind.
  2. Die Sporthochschule wird von ihr veranstaltete Tagungen und Veranstaltungen, ggf. auch kurzfristig, absagen, wenn sie die Sicherheit und Gesundheit der Teilnehmer*innen aufgrund einer Verschärfung der Corona-Situation voraussichtlich nicht mehr gewährleisten kann. Sie muss absagen, wenn sie dazu behördlich angewiesen wird.
  3. Diese Absagegründe gelten auch gegenüber Externen, die Tagungen und Veranstaltungen in den Räumen der Sporthochschule planen.
  4. Organisator*innen von Tagungen und Veranstaltungen werden gebeten, diese Hinweise an alle Teilnehmer*innen sowie alle Beteiligten weiterzugeben.
9. Wie verhalte ich mich, wenn ich aus dem Urlaub (Ausland) zurück...

9. Wie verhalte ich mich, wenn ich aus dem Urlaub (Ausland) zurück komme?

Derzeit (Stand 14.03.2020) empfiehlt das Bundesgesundheitsministerium Heimkehrer*innen aus Italien, Österreich und der Schweiz:"Vermeiden Sie unnötige Kontakte und bleiben Sie zwei Wochen zu Hause, unabhängig davon, ob Sie Symptome haben oder nicht."

Dieser Empfehlung schließt sich die Hochschulleitung an und spricht für diese Gruppe ein zweiwöchiges Hausverbot ab dem Zeitpunkt der Reiserückkehr aus (s. II.2. auf dieser Website).

Sollten Sie von einer Exkursion heimkehren und Krankheitssymptome entwickeln, begeben Sie sich bitte umgehend nach telefonischer Voranmeldung in ärztliche Behandlung. Um die übrigen Mitreisenden informieren zu können, wäre es hilfreich, wenn Sie uns umgehend informieren würden (Kontaktaufnahme über Ihre*n Dozierende*n). Natürlich gilt auch dann das oben genannte Hausverbot.

Befolgen Sie auch die Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts (RKI). Sie finden diese auf der FAQ-Liste des RKI unter dem Punkt "Was sollten Personen tun, die fürchten, sich mit dem neuartigen Coronavirus infiziert zu haben, oder die aus Regionen zurückkehren, in denen es zu Übertragungen kommt?"

10. Sind Dienstreisen noch erlaubt?

Die Universitätsleitung wird bis auf Weiteres keine Dienstreisen in die Risikoregionen genehmigen. Die bestehende Delegation des Genehmigungsrechts für Dienstreisen auf die Dezentrale bzw. die direkten Führungskräfte ist für alle Reiseziele widerrufen, soweit und solange das Auswärtige Amt für sie eine Reisewarnung aufgrund des Coronavirus ausgesprochen oder das Robert-Koch-Institut das Reiseziel zum Risikogebiet erklärt hat.

Gleiches gilt für Exkursionen u.ä. in die betroffenen Gebiete. Darüber hinaus sind bereits erteilte Genehmigungen für Reisen zunächst bis Ende April 2020 widerrufen.

Reisen in andere Gebiete sind – unter Beachtung der üblichen Gefährdungsbeurteilung – weiterhin möglich. Die Hochschule empfiehlt allerdings, aktuell von Reisen Abstand zu nehmen.

11. Werden Reisekosten für nicht angetretene Dienstreisen erstattet?

Besteht für ein Reiseziel eine Reisewarnung aufgrund der Ausbreitung des Coronavirus oder eine RKI-Einstufung als Corona-Risikoregion, so liegt ein triftiger Grund für den Nichtantritt der Reise vor und es werden die durch die Vorbereitung entstandenen notwendigen, nach dem Landesreisekostenrecht berücksichtigungsfähigen Auslagen den Reisenden erstattet (§ 9 Abs. 2 LRKG).

Die Reisenden erhalten folglich die Auslagen erstattet, die sie auch erstattet bekommen hätten, wenn die Reise angetreten worden wäre. Wir bitten allerdings darauf zu achten, dass Kosten, die von Dritten erstattet werden (z.B. wenn Flüge bereits durch die Fluggesellschaft storniert werden), nicht geltend gemacht werden können. Die Kosten werden – wie auch beim Antritt einer Reise – den jeweiligen Kostenstellen derjenigen Stellen belastet, die die Reise veranlasst haben.

Muss eine Dienstreise, Exkursion oder ähnliches aufgrund eigener Erkrankung oder einer lebensbedrohenden Erkrankung eines Mitglieds des Hausstandes oder eines (Pflege-)Kindes abgesagt werden, so werden ebenfalls nach dem Landesreisekostenrecht berücksichtigungsfähige Auslagen erstattet. Dies ist durch ärztliche Bescheinigung nachzuweisen.

Kann eine Dienstreise, Exkursion oder ähnliches aufgrund einer behördlicherseits auferlegten Absonderung (= Quarantäne) nicht angetreten werden, so liegt ebenfalls ein triftiger Grund vor.

Als triftiger Grund zählt ferner, wenn die Veranstaltung abgesagt wird, wobei dann wieder zu prüfen wäre, ob der Veranstalter nicht an den Kosten zu beteiligen ist. Vergleichbares gilt auch, wenn Sie den Veranstaltungsort nicht mehr erreichen können, weil z.B. der Flugverkehr eingestellt wird oder Sie nicht mehr in das Land einreisen dürfen.
Sagt der*die Reisende die Teilnahme an einer Reise ohne triftigen Grund ab, z.B. weil er*sie unter den aktuellen Bedingungen Reisen oder Menschenansammlungen grundsätzlich scheut, werden in der Regel keine Kosten erstattet.

12. Finden die Fortbildungen der HÜF NRW statt?

Die FernUniversität Hagen, die auch die Fortbildungsangebote der Hochschulübergreifenden Fortbildung (HÜF NRW) und IuK NRW betreut, hat bekannt gegeben, dass zunächst bis einschließlich 19. April 2020 sämtliche Präsenzveranstaltungen (Vorträge, Workshops, Seminare, Tagungen, Infoveranstaltungen, Mentoriate in Regionalzentren, Fortbildungen usw.) abgesagt sind. Über gegebenenfalls geplante Ersatztermine oder alternative Formate (z.B. digital) informiert die HÜF online: https://www.huef-nrw.de/index.php

13. Werden Antragsfristen für die (hochschulinterne)...

13. Werden Antragsfristen für die (hochschulinterne) Forschungsförderung verlängert?

Auf Grund der aktuellen Situation wurden die Antragsfristen im Rahmen der hochschulinternen Forschungsförderung für die derzeit ausgeschriebene Förderlinie 3 und Förderlinie 1 (Masterstudierende) verlängert. Der Abgabetermin für die Anträge ist nun der 30.04.2020. Weitere Informationen zu den Ausschreibungen finden Sie online.

Auch zahlreiche Drittmittelgeber haben ihre Einreichungsfristen geändert oder andere wichtige Informationen zu bereits laufenden Projekten bekannt gegeben. Aus diesem Grund hat die Abteilung Forschung und wissenschaftlicher Nachwuchs aktuelle Informationen dazu gesammelt und stellt diese zentral hier zur Verfügung.

14. Darf die Sporthochschule bei bestehendem Hausverbot kurzzeitig...

14. Darf die Sporthochschule bei bestehendem Hausverbot kurzzeitig betreten werden?

Nein, Mitarbeiter*innen und Studierende, für die ein Hausverbot ausgesprochen wurde (s. II. Präventive Maßnahmen zur Verhinderung von Infektionen), dürfen das Gelände der Hochschule auch kurzzeitig nicht betreten.

15. Wie komme ich bei einer möglichen Ausgangssperre zur Arbeit/zur...

15. Wie komme ich bei einer möglichen Ausgangssperre zur Arbeit/zur Spoho?

Die Hochschulleitung analysiert und bewertet ständig den Umgang mit verschiedenen Szenarien von Einschränkungen im öffentlichen Leben und damit auch die Möglichkeit einer Ausgangssperre. Bisher sind solche Maßnahmen nach Aussage der Politik nicht geplant.

Im dennoch möglichen Falle einer Ausgangssperre müssten Beschäftigte der Deutschen Sporthochschule Köln, die zwingend zur Arbeit vor Ort benötigt werden, einen Beschäftigungsnachweis vorlegen können. In Vorbereitung auf einen solchen Eventualfall und die damit möglicherweise verbundenen notwendigen Ausweispflichten für Beschäftigte oder Zugangsbeschränkungen für Gebäude der Deutschen Sporthochschule Köln möchten wir Ihnen rein vorsorglich das Formular eines Beschäftigungsnachweises zukommen lassen. Diese Nachweise sollten nur in Ausnahmefällen ausgestellt werden.

Die Unterschriftsberechtigung ist dabei wie folgt delegiert:

  • Für Mitarbeiter*innen in den wissenschaftlichen Einrichtungen: Institutsleiter*innen oder Stellvertreter*innen  
  • Für Mitarbeiter*innen in den zentralen Einrichtungen: Leiter*innen oder Stellvertreter*innen
  • Für Mitarbeiter*innen in den Dezernaten: Dezernent*innen oder Stellvertreter*innen
  • Für Mitarbeiter*innen in der Stabsstelle Akademische Planung und Steuerung: Rektor
  • Für Mitarbeiter*innen in den Stabsstellen der Kanzlerin und in den Gremien (Personalräte): i.V. Leiter Dezernat 3

Das Formular können Sie im Intranet herunterladen.

16. Laufende Drittmittelprojekte: Was passiert, wenn Studien nicht...

16. Laufende Drittmittelprojekte: Was passiert, wenn Studien nicht wie geplant durchgeführt werden können?

Welche Regelungen gibt es bei laufenden Drittmittelprojekten, wenn die Studien aufgrund des Kontaktverbots nicht wie geplant durchgeführt werden können? Viele Drittmittelgeber schreiben direkt die Projektleitungen an, um mit ihnen die Projektdurchführung und ggf. Möglichkeiten weiterer finanzieller Unterstützung zu klären. Zudem veröffentlichen Drittmittelgeber auf ihren Internetseiten Informationen zu laufenden Projekten und zum Umgang mit den Problemen bei der Durchführung von Studien.

Gesammelte Informationen dazu werden hier zur Verfügung gestellt.