Prozessmanagement

Der Atlas der Qualitätsgestaltung der Deutschen Sporthochschule Köln ist ein Nachschlagewerk zu den qualitätsrelevanten Prozessen in Studium und Lehre.

Der Atlas soll allen Hochschul-Akteuren, die im Kernprozess „Studium und Lehre“ involviert sind, eine Unterstützung bei ihrer täglichen Arbeit sein. Er schafft Transparenz durch die Festlegung von standardisierten Prozessen. Diese fördern durch klare Abläufe und Verantwortlichkeiten eine effektivere Zusammenarbeit. Der Atlas der Qualitätsgestaltung bietet neuen MitarbeiterInnen eine schnelle und gute Orientierung für ihren Start an der Deutschen Sporthochschule Köln.

Der Atlas der Qualitätsgestaltung bildet die Prozesse im Kernprozess „Studium und Lehre“ ab. Die fünf Kernprozesse sind:

  • Unterstützung & Beratung
  • Verwaltung & Prüfung 
  • Gestaltung & Neuentwicklung
  • Befragung & Weiterentwicklung.
  • Monitoring & Steuerung

Die Inhalte werden kontinuierlich ergänzt und verbessert. Rückmeldungen von allen Akteuren der Hochschule sind ausdrücklich erwünscht. 

Prozesslandkarte

Die Prozesslandkarte der Deutschen Sporthochschule Köln ist das grundlegende Instrument des Pro­zessmanagements. Sie gibt einen Überblick der Geschäftsprozesse auf oberster Ebene und spricht damit alle Akteure der Hochschule (Studierende, Dozierende, VerwaltungsmitarbeiterInnen) an.

Auf der Prozesslandkarte werden drei Prozessarten aufgezeigt:

  • Führungsprozesse
    Sind langfristig angelegt und dienen der strategischen Hochschulentwicklung. 
  • Kernprozesse
    Betreffen den Auftrag der Universität, ihr „Hauptgeschäft“ zu wissenschaftlicher Bildung und Forschung zu erfüllen.
  • Unterstützungsprozesse
    Dienen indirekt dem reibungslosen Ablauf der Führungs- und Kernprozesse.
Kernprozesse in Studium und Lehre

Die Prozessdarstellung der Kernprozesse in Studium und Lehre an der Deutschen Sporthochschule Köln erfolgt anhand eines 3-Ebenen-Modells ausgehend von der Prozesslandkarte, über Prozess-Regionen hin zu Einzelprozessen. Auf Grundlage der Prozesslandkarte der Deutschen Sporthochschule Köln sind die Prozessregionen sowie die relevanten Prozesse in einem dialogorientierten Verfahren neu gestaltet oder optimiert  worden. Dabei wurden die Prozessabläufe intensiv von der LASA AG Prozesse unter Einbezug weiterer MitarbeiterInnen, die in den Prozess eingebunden sind, analysiert und modelliert. 

Prozesse verstehen

Die Prozessdarstellung soll auf einen Blick eine übersichtliche und einprägsame Aufnahme  gewäh­ren. Jeder Akteur muss schnell erkennen können, wann er in den Prozess eingebunden ist.  Darüber hinaus soll Transparenz für alle Akteure darüber bestehen, wie sich einzelne Arbeitsschritte im Ge­samtprozess eingliedern und wer jeweils zuständig ist. Bei der individuell kreierten Lösung werden die Prozesse kompakt auf einer Seite visualisiert. Auf eine ausweitende textliche Dar­stellung wird bewusst verzichtet. In der Regel ist die textliche Fassung in den Grundlagen-Dokumen­ten nachzulesen.

Die Prozesse sind im folgenden für alle Akteure und Interessierten dargestellt. Der Einstieg erfolgt über die Prozesslandkarte und die Prozess-Regionen hin zu den Prozessen, die als PDF-Dokument hinterlegt sind. In den Prozessen können Dokumente durch eine Verlinkung eingese­hen werden und stehen größtenteils zum Download bereit. 

Die Lesehilfe zeigt zum besseren Verständnis die Elemente der Einzelprozesse auf.

Prozesse überprüfen und weiterentwickeln

Für jede Prozessregion und jeden Einzelprozess gibt es eine/-n Prozessverantwortliche/-n, die/der den Prozess thematisch vertritt und für seine Kontrolle zuständig ist. Die Prozessver­antwortlichen sind bestens mit dem Prozess vertraut und können Fragen direkt beantworten. Über einen zentralen Feedbackbutton auf der Prozessseite können bei Bedarf Rückmeldungen zu den einzelnen Prozessen gegeben werden. Das Feedback wird von den Prozessver­antwortlichen bearbeitet und als Input für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess verwendet. Wenn der/die Prozessverantwortliche die Anfrage nicht alleine beantworten kann, tritt die „Steuerungsgruppe Prozesse“ zusammen, die sich dann, eventuell unter Einbezug weiterer ExpertInnen, um die Anfrage kümmert. Die „Steuerungsgruppe Prozesse“ setzt sich aus den Verantwortlichen für die vier Regionen zusammen und der/-m jeweiligen Prozessverantwortliche/-n. Neben Veränderungen der bestehenden Prozesse werden auch neue Prozesse kontinuierlich entwi­ckelt und hinzugefügt. 

Prozessregion: Unterstützung & Beratung

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Prozessregion: Verwaltung & Prüfung

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Prozessregion: Gestaltung & Neuentwicklung

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Prozessregion: Evaluation, Befragung & Weiterentwicklung

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