Datenschutzbestimmungen - Stand 20.03.2017

Einführung

Die Online-Anmeldung der Universitären Weiterbildung (UW) der Deutschen Sporthochschule Köln (DSHS) ermöglicht die elektronische Anmeldung/Bewerbung für die Weiterbildungsangebote der UW und die Durchführung und Abwicklung des Weiterbildungsstudiums. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für die DSHS ein zentrales Anliegen. Dementsprechend fühlen wir uns den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen, insbesondere des Telemediengesetzes (TMG), sowie des für uns als Körperschaften des öffentlichen Rechts geltenden Datenschutzgesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) verpflichtet. Deren oberstes Prinzip ist das sogenannte „Verbot mit Erlaubnisvorbehalt“. Es besagt, dass die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten unzulässig ist, wenn dafür keine explizite Einwilligung des Betroffenen oder keine gesetzliche Erlaubnis vorliegt. Der Betrieb, die Aufrechterhaltung, Weiterentwicklung sowie die Inanspruchnahme der Dienstleistungen der DSHS setzt die Speicherung, Verarbeitung und Verwendung von personenbezogenen Daten voraus, welche wir nur mit der ausdrücklichen vorherigen Einwilligung der betroffenen Personen durchführen dürfen.

Bei der Hinterlegung Ihrer Daten bei Ihrer Online-Anmeldung stimmen Sie den nachfolgenden Datenschutzbestimmungen für die Nutzung ausdrücklich zu und erklären gegenüber der DSHS Ihr Einverständnis, Ihre persönlichen Daten erheben, verarbeiten und nutzen zu dürfen. Es haben nur im Einzelnen festgelegte Beschäftigte der DSHS Zugang zu der Datenbank und entsprechend ihrer dienstlichen Aufgabenstellung Zugriff auf die dort verarbeiteten Daten. Die Beschäftigten sind verpflichtet, die Online-Anmeldung/Bewerbung ausschließlich im Rahmen der Nutzungsbedingungen und dieser Datenschutzbestimmungen zu nutzen. Mit diesen Datenschutzbestimmungen informieren wir Sie darüber, welche Daten im Rahmen der Nutzung der Online-Anmeldung gespeichert und wie Ihre Daten verwendet werden. Maßgeblich ist die jeweils zum Zeitpunkt der Registrierung aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung, die auch ausgedruckt werden kann. Sie werden über jede Änderung der Datenschutzerklärung rechtzeitig informiert; für die weitere Nutzung der Online-Anmeldung werden wir dann erneut Ihre Einwilligungserklärung einholen. Diese Datenschutzbestimmungen ergänzen die Allgemeinen Vertragsbedingungen der UW. Bitte lesen Sie die nachfolgenden Bestimmungen durch, wenn Sie die Online-Anmeldung nutzen möchten. Die Nutzung der Online-Anmeldung setzt voraus, dass Sie Ihre Einwilligungserklärung in die beschriebene Datenverarbeitung und -nutzung abgeben.

1. Personenbezogene Daten, Nutzungszweck

1.1 Personenbezogene Daten sind Informationen über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Beispiele für personenbezogene Daten sind der Name, die Anschrift, Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, aber auch sonstige freiwillige Angaben zur Person. Die DSHS erhebt und verarbeitet von allen Bewerberinnen und Bewerbern die erforderlichen personenbezogenen Daten.

Sämtliche Daten werden verschlüsselt übertragen. Die Pflichtdaten sind mit einem Stern gekennzeichnet. Bei den Pflichtdaten handelt es sich um folgende personenbezogene Daten:

Anrede, Vorname, Name, Geburtsdatum und -ort, E-Mail-Adresse, postalische Anschrift, Fotoerlaubnis, Allgemeine Vertragsbestimmungen und Datenschutzbestimmungen. Die Pflichtdaten werden von der DSHS benötigt, um einen Online-Anmelde-/Bewerbervorgang anzulegen, zu verwalten und zu bearbeiten sowie um mit den Bewerberinnen und Bewerbern in Kontakt treten zu können. Des Weiteren werden für bestimmte Weiterbildungsangebote für die Entscheidung, ob eine Teilnahme an einem Weiterbildungsstudiengang erfolgen kann, die nötigen Angaben zur Qualifikation erhoben und verarbeitet. Hierbei handelt es sich um Angaben zur Ausbildung/Studium, Berufserfahrung und weiterer Kenntnisse und Fertigkeiten (z.B. Sprachen, Führerschein o.ä.). Bewerberinnen und Bewerber können elektronische Kopien von Dokumenten hochladen.

1.3 Für die Durchführung der Online-Anmeldung und des Weiterbildungsstudiums überprüfen die zuständigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der UW die Angaben und Unterlagen der Bewerberinnen und Bewerber auf Korrektheit und Vollständigkeit.

1.4 Die DSHS nutzt die personenbezogenen Daten der Bewerberinnen und Bewerber ausschließlich, um diesen die Online-Anmeldung/Bewerbung für einen Weiterbildungsstudiengang der DSHS zu ermöglichen sowie zur Durchführung und Abwicklung des Weiterbildungsstudiums.  

2. Veröffentlichung personenbezogener Daten

2.1 Sämtliche von den Bewerberinnen und Bewerbern angegebenen Daten werden in einem persönlichen Datensatz gespeichert. Die Beschäftigten der UW der DSHS haben ein umfassendes Lese-, Sperr- und Löschrecht, welches zum Zweck des Bewerbermanagements sowie der Verhinderung des Missbrauchs der Online-Anmeldung/Bewerbung sowie der Verhinderung von Straftaten besteht.

2.2 Die von den Bewerberinnen und Bewerbern eingestellten Daten werden von der DSHS nur zum Zwecke des Bewerbungsverfahrens und der Durchführung des Weiterbildungsstudiums verarbeitet und nicht an Dritte außerhalb der Hochschule übermittelt, es sei denn, die DSHS ist zur Preisgabe dieser Daten gesetzlich verpflichtet, beispielsweise im Rahmen eines Strafverfolgungs- oder Ermittlungsverfahrens.

2.3 Die Online-Anmeldung ist als geschlossene Datenbank konzipiert, auf die nur festgelegte Hochschulbeschäftigte Zugriff haben. 

3. Speicherung von Daten

3.1 Zum Schutz der personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch durch Dritte werden entsprechende technische Sicherheitsvorkehrungen getroffen. Die Sicherheitsverfahren werden regelmäßig überprüft und entsprechen dem Stand der Technik:

3.2 Die technische Durchführung und die Administration der Plattform erfolgt im Sinne der geltenden Datenschutzvorschriften des Landes Nordrhein-Westfalen.

3.3 Damit die DSHS Online-Anmeldung zur Verfügung stellen kann, ist es unabdingbar, dass die DSHS einen Cookie setzt. Bei dem Cookie handelt es sich um einen sog. Authentifizierungscookie in Form eines Sessioncookies. Dies bedeutet, dass im Cookie ein zufällig erzeugter, aber eindeutiger aus Zahlen und Buchstaben bestehender Code für die Dauer der Browsersitzung generiert, im Browser der Bewerberin oder des Bewerbers gespeichert und ausschließlich während der Dauer des Besuches der Seiten der Online-Anmeldung/Bewerbung und der Serversitzung zum Zwecke der Authentifizierung genutzt wird. Darüber hinaus speichert der Cookie keine anderen Daten. Mit dem Schließen des Browsers wird der Cookie automatisch gelöscht. 

4. Sperrung und Löschung personenbezogener Daten

Um die personenbezogenen Daten, welche die DSHS über die Online-Anmeldung/Bewerbung erhoben hat, löschen oder sperren zu lassen, kann die Bewerberin oder der Bewerber die UW der DSHS jederzeit per E-Mail oder Brief kontaktieren. Von der Löschung oder Sperrung ausgenommen sind ausschließlich solche Daten, welche die DSHS zur Durchführung oder Abwicklung des Weiterbildungsstudiums oder zur Durchsetzung eigener Rechte benötigt. Hierzu gehören Daten, zu deren Aufbewahrung die DSHS gesetzlich verpflichtet ist. 

5. Auskunftsverlangen der Bewerberin oder des Bewerbers

Die DSHS wird der Bewerberin/dem Bewerber auf Verlangen unentgeltlich und unverzüglich Auskunft über die zu ihrer/seiner Person gespeicherten personenbezogenen Daten, über Empfänger, an die Daten weitergegeben werden, und über den Zweck der Speicherung erteilen. Soweit die Bewerberin/der Bewerber dies verlangt, kann die DSHS diese Auskunft auch elektronisch erteilen. 

6. Änderungen der datenschutzrechtlichen Erklärung/Abrufbarkeit der...

6.1 Die DSHS behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der jeweils geltenden Datenschutzgesetze zu ändern oder zu ergänzen. Dies kann erforderlich werden aufgrund von nachträglich erkannten Regelungslücken oder im Hinblick auf neue von der DSHS bereitgestellte Dienste. Gültig ist immer die jeweilige online abrufbare Fassung der Datenschutzerklärung. Sie werden über jede Änderung der Datenschutzerklärung rechtzeitig informiert; für die weitere Nutzung der Online-Anmeldung/Bewerbung wird die DSHS dann erneut Ihre Einwilligungserklärung einholen.

6.2 Jede/r Bewerberin und Bewerber kann diese Datenschutzerklärung abrufen und ausdrucken.

6.3 Die DSHS wird Ihnen auf Verlangen jederzeit unentgeltlich Auskunft über den von Ihnen gespeicherten Datenbestand sowie über die Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten Auskunft erteilen. Wenden Sie sich hierfür bitte an die nachfolgend genannte verantwortliche Stelle zur Datenverarbeitung im Sinne des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen:

Deutsche Sporthochschule Köln
Universitäre Weiterbildung
Am Sportpark Müngersdorf 6
50933 Köln
E-Mail: weiterbildung@dshs-koeln.de 

7. Einwilligungserklärung

Ich habe die Datenschutzbestimmungen gelesen und verstanden und stimme ihnen zu. Hiermit willige ich ausdrücklich ein, dass die in den Datenschutzbestimmungen aufgeführten personenbezogenen Daten von der DSHS zur Erbringung der in den Datenschutzbestimmungen genannten Dienste erhoben, verarbeitet und genutzt werden dürfen. Mir ist bekannt, dass meine Einwilligungserklärung gespeichert wird und für mich jederzeit abrufbar ist. Ich willige in die Speicherung meiner Einwilligungserklärung ausdrücklich ein. Mir ist bekannt, dass ich diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ohne Nachteile widerrufen kann. In diesem Falle werden meine Daten gelöscht, sofern sie zur Durchführung oder Abwicklung des Weiterbildungsstudiums oder zur Durchsetzung eigener Rechte der DSHS oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nicht mehr benötigt werden.