Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie – soweit mit der DS-GVO vereinbar – der nationalen Datenschutzbestimmungen, wie insbesondere des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen, ist die:

Deutsche Sporthochschule Köln
Am Sportpark Müngersdorf 6
50933 Köln

Tel.:  +49 221 4982 0
E-Mail: infopoint@­dshs-koeln.de

Die Deutsche Sporthochschule Köln ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und wird vertreten durch den Rektor, Univ.-Prof. Dr. Heiko Strüder.

Die Datenschutzbeauftragte des für die Verarbeitung Verantwortlichen kann wie folgt kontaktiert werden:

Die Datenschutzbeauftragte
Deutsche Sporthochschule Köln
Am Sportpark Müngersdorf 6
50933 Köln

Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne jederzeit auch per E-Mail an uns unter der Adresse datenschutz@­dshs-koeln.de wenden. 

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Diese sind gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (betroffene Person) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt insbesondere mittels Zuordnung zu bestimmten Angaben identifiziert werden kann. Zu solchen Angaben zählen beispielsweise Name, Wohn- bzw. Postadresse, Telefonnummer, ggf. auch Nutzungsdaten.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten geschieht zwecks der Wahrnehmung der uns übertragenen Aufgabe im Rahmen der Unterstützung von Lehre und Forschung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO i.V. § 2 Abs. 1 und 3 HG NRW.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. d) DSGVO als Rechtsgrundlage.

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

Der Webauftritt der Zentralbibliothek der Sportwissenschaften ist als spezialisierter Bereich in den Gesamt-Webauftritt der Deutschen Sporthochschule Köln integriert. Diesbezüglich gilt die Datenschutzerklärung des Gesamt-Webauftritts der Hochschule.

4.2.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Durch Nutzung unseres Online-Kataloges "Primo" zur persönlichen Recherche im Bestand der Bibliothek entstehen folgende personenbezogene Daten, die im System verarbeitet und gespeichert werden:

• Suchanfragen: Eingegebene Suchbegriffe und verwendete Suchfelder
• Historie des Suchverlaufs
• Merkliste mit aus der Trefferliste der Suchergebnisse gemerkten Titeln, falls genutzt
• Die bevorzugte Fachdisziplin, falls ausgewählt

4.2.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Einwilligung des Nutzers nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Soweit die Verarbeitung der Wahrnehmung unserer Aufgaben in der Unterstützung von Forschung und Lehre dient, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO als Rechtsgrundlage.

4.2.3. Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung ist es, die durch den Nutzer gewünschten Suchanfragen auszuführen, sowie die Nutzung des Kataloges zu vereinfachen.

4.2.4. Dauer der Speicherung

Die Historie des Suchverlaufs, die bevorzugte Fachdisziplin sowie die Merkliste werden gelöscht, wenn Sie die Sitzung beenden und den Browser schließen.

4.2.5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Eine dauerhafte Speicherung über die Sitzung hinaus erfolgt nur dann, wenn Sie sich mit Ihrer persönlichen Benutzerkennung angemeldet haben. In diesem Fall sind die Daten in Ihrem Benutzerprofil gespeichert und können von Ihnen persönlich jederzeit gelöscht werden.

4.3.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Benutzer können nach persönlicher Anmeldung mit ihrer Benutzerkennung Medien ausleihen, die Rückgabefrist ausgeliehener Medien verlängern sowie an andere Nutzer derzeit entliehene Medien vormerken.
Hierzu werden folgenden personenbezogene Daten verarbeitet:

• Persönliche Daten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Benutzerstatus (Mitarbeiter, Studierender, Externer usw.), ggf. Dauer des Beschäftigungsverhältnisses
• Kontaktdaten: Anschrift, ggf. E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Login-Daten: Benutzernummer der UB und Passwort (verschlüsselt), ggf. Uni-Kennung
• Ausleihdaten (entliehene Medien, Leihfristende, Fristverlängerungen, Rückgaben, Vormerkungen, Bestellungen mit ihrer Historie)
• Entstehungsdatum und Betrag von Gebühren, Ersatzleistungen und Auslagen
• Sperrvermerke, Ausschluss von der Benutzung

4.3.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung der Daten ist die Einwilligung des Nutzers nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, insbesondere die Anerkennung der Benutzungsordnung der Zentralbibliothek Sportwissenschaften (vgl. § 4 „Benutzungsverhältnis“ und § 5 „Datenschutz und Protokollierung“).

Soweit die Verarbeitung der Wahrnehmung unserer Aufgaben in der Unterstützung von Forschung und Lehre dient, gilt Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO als Rechtsgrundlage. Soweit die Verarbeitung der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung dient, gilt Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage.

4.3.3. Zwecke der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die Organisation des Ausleihbetriebes, sowie die Kontaktaufnahme mit dem Benutzer etwa bei Rückfragen, Bereitstellungen, Forderungen, Überschreitung von Ausleihfristen oder Verstößen gegen die Benutzungsordnung. Weiterhin ist die Verarbeitung zur Durchsetzung von Gebühren und Forderungen bei Verlust oder Beschädigung von Medien oder der Überschreitung von Rückgabefristen erforderlich. Ausleihdaten dienen uns in anonymisierter Form zur Erstellung interner Statistiken für das Bestandsmanagement, insbesondere für Erwerbungen, Aussonderungen und Umstellungen.

4.3.4. Dauer der Speicherung

Zahlungsbegründende Daten (Gebühren, Forderungen und die sie begründenden Benutzungsvorgänge) müssen aufgrund anderer rechtlicher Bestimmungen für 10 Jahre aufgehoben werden. Davon unberührte personenbezogene Daten zu Ausleihen, Vormerkungen, Fernleihen und vom Benutzer initiierten Bestellungen werden nach 180 Tagen soweit anonymisiert, dass kein Personenbezug mehr besteht. Benutzer- und Kontaktdaten werden mit Beendigung des Benutzungsverhältnisses nach § 3, 29 der Benutzungsordnung der Zentralbibliothek für Sportwissenschaften (§ 3 „Benutzungsberechtigte“, § 29 „Ende der Ausleihberechtigung“) vollständig gelöscht oder anonymisiert.

4.5.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Website sind verschiedene Kontaktformulare vorhanden, welche für die elektronische Kontaktaufnahme bzw. die Anmeldungen zu Schulungen genutzt werden können. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeiten wahr, so werden die in den Eingabemasken eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Zum Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem Datum und Uhrzeit der Nachricht gespeichert.

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation und die Bearbeitung Ihres individuellen Anliegens verwendet.

4.5.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO und im Übrigen soweit die Verarbeitung der Wahrnehmung unserer Aufgaben in der Unterstützung von Forschung und Lehre dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO.

Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. lit. b) DSGVO.

4.5.3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske oder einer E-Mail dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme.

Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

4.5.4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.

4.5.5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

4.6.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Über den E-Medienserver bietet die Bibliothek verschiedene Dokumente zum Anzeigen und Herunterladen an. Die Zugangsvorraussetzungen zu diesem Dienst werden anhand der Auswertung der IP-Adresse des zugreifenden Endgerätes bestimmt.

4.6.2. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Auf unserem E-Medienserver nutzen wir das Open-Source-Software-Tool AWStats (http://www.awstats.org/) zur Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzer. Die Software erfasst unter anderem den sogenannten HTTP-User-Agent-String. Bei Aufruf einzelner Seiten unseres Angebots werden folgende Daten protokolliert und gespeichert:

• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• Das Betriebssystem des Nutzers
• Die IP-Adresse des Nutzers (wird anschließend anonymisiert)
• Herkunft des Webseitenaufrufs (Organisation, Land, Stadt)
• Den Internet-Service-Provider des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufenthaltsdauer auf der Seite
• Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Seite gelangt

Die Software läuft dabei ausschließlich auf dem E-Medienserver. Die Daten der Nutzer werden ausschließlich dort gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte oder eine Verknüpfung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

4.6.3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a)  DS-GVO.

4.6.4. Zweck der Datenverarbeitung

Die Erfassung und Analyse dieser Daten ermöglicht uns, das Surfverhalten und die Vorlieben unserer Nutzer besser zu verstehen. Durch die Auswertung können wir herausfinden, welche Teile unseres Angebots besonders genutzt oder vielleicht auch übersehen werden. Dies erlaubt uns, die Inhalte, Struktur und Nutzerfreundlichkeit unseres E-Medienservers kontinuierlich zu optimieren und anzupassen. Die Anonymisierung der IP-Adresse sorgt zudem dafür, dass die Privatsphäre der Nutzer gewahrt bleibt.

4.6.5. Dauer der Speicherung

Die Daten werden, nachdem sie für unsere Analysezwecke ausgewertet wurden, anonymisiert. Die Rohdaten, aus denen Rückschlüsse auf individuelle Nutzer möglich sind, werden nach 7 Tagen gelöscht.

5.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Der Onlinekatalog "Primo" bindet Dienste Dritter ein. Hierzu gehören:

• durch das Hochschulbibliothekszentrum NRW (hbz) oder Amazon bereitgestellte Buchcover und Inhaltsverzeichnisse
• durch den Dienst "BrowZine", die Deutsche Nationalbibliothek, die Zeitschriftendatenbank (ZDB) oder die elektronische Zeitschriftenbibliothek (EZB) eingebundene Informationen zum Bestand, zu Inhaltsverzeichnissen und zur Verfügbarkeit von Zeitschriften
• durch Verlage und Portale bereitgestellte Online-Zeitschriften im Volltext (E-Journals), E-Books und Fachdatenbanken.

Die Einbindung erfolgt in der Regel durch Verlinkung auf diese externen Angebote oder durch Einbettung in den Onlinekatalog "Primo". In solchen Fällen werden technisch bedingt folgende Daten an Dritte übermittelt:

• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• Das Betriebssystem des Nutzers
• Die IP-Adresse des Nutzers
• Daraus resultierend: Herkunft des Webseitenaufrufs (Organisation, Land, Stadt), Internet-Service-Provider des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

5.1.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung der Daten ist die Einwilligung des Nutzers nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, insbesondere die Anerkennung der Benutzungsordnung der Zentralbibliothek Sportwissenschaften (vgl. § 4 „Benutzungsverhältnis“ und § 5 „Datenschutz und Protokollierung“).

Soweit die Verarbeitung der Wahrnehmung unserer Aufgaben in der Unterstützung von Forschung und Lehre dient, gilt Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO als Rechtsgrundlage.

5.1.3. Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung von Informationen zum Bestand der Bibliothek und die Vermittlung des Zugangs zu Online-Ressourcen.

5.1.4. Auftragsverarbeitung

Sofern es sich bei der Nutzung der oben genannten Dienste um eine Auftragsverarbeitung handelt, bestehen vertragliche Vereinbarungen zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen mit dem Auftragsverarbeiter.

Aufgrund der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
• Recht auf Berichtigung Ihrer Daten nach Art. 16 DSGVO oder Löschung Ihrer Daten nach Art. 17 DSGVO,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. 

Soweit Sie der Ansicht sind, dass Ihre vorstehend aufgeführten Rechte im Sinne des geltenden Datenschutzrechts verletzt sind, haben Sie zudem nach Art. 77 DS-GVO das Recht sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Hierzu können Sie sich an 

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen,
 Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf
 Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf,
 Telefon:  +49 211 38424 – 0
 E-Mail unter poststelle@ldi.nrw.de 

wenden. Weitere Informationen erhalten Sie unter https://www.ldi.nrw.de.

Widerspruchrecht:
 Werden Ihre Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe verarbeitet, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der Deutschen Sporthochschule übertragen wurde, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit unter der oben genannten Adresse nach Art. 21 DS-GVO widersprechen, sofern sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Die Datenverarbeitung wird dann beendet, es sei denn, die Deutsche Sporthochschule kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen überwiegen, oder sofern die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.