Onboarding: Buddy-Programm

Sie sind Führungskraft und Vorgesetzte*r von neuen Kolleg*innen in der Wissenschaft oder Technik und Verwaltung, die Sie gerade onboarden? Oder Sie sind selbst neu an der DSHS und befinden sich in Ihrem persönlichen Onboarding? Dann richten sich die folgenden Informationen und Arbeitshilfen gezielt an Sie.

Gerne unterstützt Sie die Personalentwicklung beratend, wenn Sie z.B. in Ihrem Dezernat / Institut als Führungskraft und Vorgesetzte*r das Onboarding neuer Kolleg*innen durch ein Buddy-Programm ergänzen und bereichern wollen.

Was ist ein Buddy-Programm?

Ein Buddy-Programm ist eine strukturierte Maßnahme im Rahmen des Onboardings, bei der neuen Mitarbeiter*innen (Newcomer) eine erfahrene Kollegin oder ein erfahrener Kollege („Buddy“) zur Seite gestellt wird. Der Buddy fungiert als informeller Ansprechpartner, Begleiter und Orientierungshilfe während der ersten Wochen oder Monate im Unternehmen.

Ziel eines Buddy-Programms ist es, den sozialen, kulturellen und organisatorischen Einstieg in die neue Arbeitsumgebung zu erleichtern. Dabei steht weniger die fachliche Einarbeitung im Vordergrund (die zumeist durch Führungskräfte oder Fachtrainer*innen erfolgt), sondern vielmehr die Integration in die Team- und Unternehmenskultur, die soziale Eingewöhnung sowie die niedrigschwellige Vermittlung von Alltagswissen (z. B. Abläufe, Umgangsformen, informelle Regeln).

Aus organisationspsychologischer Sicht unterstützt ein Buddy-Programm zentrale Aspekte des organisationalen Sozialisationserlebens (vgl. Bauer & Erdogan, 2011), insbesondere in den Bereichen:
– Rollenklarheit (Verständnis für Aufgaben und Erwartungen),
– Soziale Integration (Beziehungen im Team),
– Kulturelle Orientierung (Normen und Werte im Unternehmen),
– sowie die Reduktion von Unsicherheit in der Anfangsphase.

Lernpsychologisch lässt sich die Wirkung eines Buddy-Programms im Sinne des sozialen Lernens (Bandura, 1977) verstehen: Neue Mitarbeitende beobachten, imitieren und internalisieren Verhaltensweisen und Denkweisen durch die Interaktion mit ihrem Buddy. Der Lernprozess ist informell, kontextbezogen und individuell anschlussfähig, was ihn besonders nachhaltig macht.

Ein effektives Buddy-Programm ist:
– zeitlich definiert (z. B. 3–6 Monate),
– zielgerichtet strukturiert (z. B. mit Checklisten oder Feedbackphasen),
– rollenbasiert abgegrenzt (Buddy ≠ Vorgesetzte*r),
– und beidseitig vorbereitet (durch Schulung oder Informationsmaterial).

Vorteile eines Buddy-Programms im Onboarding sind unter anderem:
– Schnellere Integration und kürzere Einarbeitungszeit,
– Höhere Zufriedenheit und Bindung neuer Mitarbeitender,
– Stärkung der Unternehmenskultur durch gelebte Kollegialität,
– sowie positive Effekte auf die Teamdynamik und das Employer Branding.

Insgesamt stellt ein Buddy-Programm ein niedrigschwelliges, kosteneffizientes und hochwirksames Instrument dar, das informelles Lernen, soziale Eingliederung und kulturelle Orientierung im Onboarding-Prozess wirkungsvoll unterstützt.

Was ist ein Buddy?

Ein Buddy hilft neuen Mitarbeitenden in den ersten Wochen, an der DSHS anzukommen, sich zurechtzufinden und sich willkommen zu fühlen. Damit unterstützt ein Buddy beim Onboarding und ist in erster Linie ein/e persönliche/r Ansprechpartner/in – egal ob persönlich, virtuell oder am Telefon.

Ein Buddy …

… ist eine wichtige Bezugsperson und ein soziales Bindeglied

… hilft bei Startunsicherheiten, sodass neue Mitarbeitende schnell alleine zurecht kommen

… vermittelt ungeschriebene Regeln, Dos and Dont‘s und Werte

… ist Ansprechpartner/in vor allem für nicht-fachliche Fragen

… kennt Tipps und Tricks rund um den Campus

… knüpft erste Kontakte in sein/ihr Netzwerk

… und vieles Mehr, das sich individuell ergibt.

Was haben neue Mitarbeitende davon?

Sie fühlen sich willkommen und wertgeschätzt.
Sie sind eingebunden und haben eine wichtige Kontaktperson bei Fragen.
Sie verstehen Werte, Kultur und wie die Spoho „tickt“.
Sie lernen schnell all das, was nirgendwo steht, aber trotzdem wichtig ist.
Sie erweitern ihr Netzwerk und werden anderen vorgestellt.
Sie lernen, weil sie wissen, dass sie Fragen stellen dürfen und Antworten bekommen.
Sie sind schnell startklar, weil sie unbürokratisch relevante Informationen bekommen.
Sie haben möglicherweise auch außerhalb der eigenen Abteilung einen kompetenten Kontakt.

Was habe ich als Buddy davon?

Ich übernehme Verantwortung und trage zu einem gelungenen Start eines/einer neuen Mitarbeitenden bei.
Ich lerne interessante Menschen kennen.
Ich kann mein eigenes Netzwerk erweitern.
Ich lerne dazu, indem ich möglicherweise manchen Fragen zunächst einmal selbst auf den Grund gehen muss, oder ich interessante Dinge von den neuen Mitarbeitenden lerne.
Ich trainiere meine Soft Skills wie soziale Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit.