Informationen und Unterstützungsangebote für gastgebende Institute und Einrichtungen Gastwissenschaftler*innen spoho https://www.dshs-koeln.de/ Liebe Institutsleitung, Sie möchten einen internationalen Gast an Ihr Institut einladen? Wir unterstützen Sie dabei! Die Deutsche Sporthochschule Köln möchte ihre Attraktivität als Wissenschaftsstandort auch für internationale Gäste steigern. Um den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern unserer Hochschule die Einladung und Betreuung von Gästen aus dem Ausland zu erleich- tern, finden Sie im Folgenden eine Übersicht zu Unterstützungsangeboten und Informatio- nen rund um die Themen Einladung, Betreuung und Abwicklung des Aufenthalts. I. VORBEREITUNG • Wenn Sie einen internationalen Gast an Ihr Institut einladen möchten, informieren Sie sich frühzeitig über Finanzierungsmöglichkeiten. • Lassen Sie Ihren Gast so früh wie möglich das Registrierungsformular ausfüllen und schicken es dann per Mail an: Internationale Gastwissenschaftler*in- nen, die an der DSHS forschen möch- ten, kümmern sich in der Regel selbst um eine Finanzierung (beispielsweise durch die Institution ihres Heimat- landes). Bei längeren Aufenthalten in Deutschland, ab ca. 4 Wochen, können aber auch Fördermöglichkeiten durch deutsche Fördereinrichtungen bean- tragt werden (Stipendien). Eine solche Antragstellung erfolgt üblicherweise durch die Gastwissenschaftler*innen selbst (Ausnahme: z.B. DAAD-Gastdo- zentenprogramm), hier wird lediglich eine Betreuungszusage durch die gast- gebende Institution benötigt. Auf den Seiten des DAAD sind entsprechende Förderprogramme in einer Datenbank hinterlegt (https://www.daad.de/de/ studieren-und-forschen-in-deutschland/ stipendien-finden). Zusätzliche Informationen finden Sie auf den Seiten der Abteilung Forschung und wissenschaftliche Qualifizierung: https://www.dshs-koeln.de/forschung- transfer/forschung-an-der-deutschen- sporthochschule-koeln/forschungs-und- transferfoerderung/how-to-join-dshs/ FINANZIERUNG Katrin Hecker Mail: guest-researchers@dshs-koeln.de Tel.: +49 221 4982-2180 https://www.daad.de/de/studieren-und-forschen-in-deutschland/stipendien-finden https://www.daad.de/de/studieren-und-forschen-in-deutschland/stipendien-finden https://www.daad.de/de/studieren-und-forschen-in-deutschland/stipendien-finden mailto:guest-researchers@dshs-koeln.de https://www.dshs-koeln.de/forschung-transfer/forschung-an-der-deutschen-sporthochschule-koeln/forschungs-und-transferfoerderung/how-to-join-dshs/ Achtung: Es kann vorkommen, dass internationale Gäste auf die Erwähnung des §§ 66 ff des AufenthG im Einladungsschreiben bestehen. Dies sollte allerdings vermieden werden, da hiermit eine persönliche (!) Verpflichtung einhergeht, alle anfallenden Kosten des Be- suchs in Deutschland zu übernehmen (also auch Unterkunft, Ver- pflegung und evtl. auch Kosten bei Krankheiten, Unfällen usw.). • Im Registrierungsformular werden auch spezielle Bedarfe Ihres Gastes, beispielsweise zu Unterkunft, Kinderbetreuung usw. abgefragt. Die zuständigen Stellen treten dann mit Ihnen und ihrem Gast in Kontakt. • Verfassen Sie ein Einladungsschreiben für den Visumsantrag Ihres Gastes. Dazu kann eine Vorlage genutzt werden. SCHRIFTLICHE EINLADUNG für das Visum Um ein Visum für die Einreise nach Deutschland zu erhalten, müssen Gäste aus Nicht-EU-Staaten eine schriftliche Einladung der gastgebenden Institution vorlegen. Dieses Einladungsschreiben sollte auf einem offiziellen Briefbogen der DSHS verfasst sein und mit einem Stempel und Unter- schrift versehen sein. Folgende Angaben sollten das Einladungsschreiben enthalten: • Name, Herkunftsland, Geburtsdatum und Geburtsort des einzuladenden Gastes • Geschäftlicher Grund der Einladung (Forschung, Lehre etc.) • Dauer des Aufenthalts (mit Einreisedatum) • Angaben zur Finanzierung/monatliches Einkommen • Ggfs. Angaben zur Unterkunft Eine entsprechende Vorlage in deutscher und englischer Sprache finden Sie im Intranet. https://intranet.dshs-koeln.de/beschaeftig- te/service-fuer-wissenschaftlerinnen/ https://www.dshs-koeln.de/ https://intranet.dshs-koeln.de/beschaeftigte/service-fuer-wissenschaftlerinnen/ • Ihr Gast muss sich in jedem Fall für den Aufenthalt in Deutschland krankenversichern und sich am besten schon während der Planungsphase um eine entsprechende Versicherung kümmern: II. VOR DER ANREISE • Das International Office meldet sich bei Ihrem Gast je nach Unterstützungsbedarf (Informationen aus Registrierungsformular) • Richten Sie einen E-Mail-Account für Ihren Gast beim IT-Helpdesk ein: • Richten Sie einen Arbeitsplatz für Ihren Gast ein (Schreibtisch, ggf. PC) KRANKENVERSICHERUNG Der Abschluss oder Nachweis einer Krankenversicherung ist für den Aufenthalt in Deutsch- land erforderlich. Dabei muss unterschieden werden, ob internationale Gäste sich selbst finanzieren, ein Stipendium erhalten oder einen Arbeitsvertrag abgeschlossen haben. Zudem gibt es unterschiedliche Bestimmungen für EU-Bürger*innen und Nicht-EU- Bürger*innen. Internationale Gäste sollten bereits in ihrem Heimatland eine ausreichende Auslandskrankenversicherung abschließen. support@dshs-koeln.de Tel.: +49 221 4982-6300 mailto:support@-dshs-koeln.de III. NACH DER ANKUNFT • Jeder Gast erhält ein Welcome-Package mit Infor- mationen zu unserer Hochschule und zur Stadt Köln. Das Welcome-Package kann durch Sie beim Interna- tional Office abgeholt werden: international@dshs-koeln.de Tel: +49 221 4982-2160 oder -2161 www.dshs-koeln.de/international • Wir empfehlen den Abschluss eines Gastwissen- schaftler*innen-Vertrags zwischen der DSHS / dem einladenden Institut und Ihrem Gast. Das Dokument finden Sie im Intranet: https://intranet.dshs-koeln. de/fileadmin/redaktion/Intranet/Formulare_A-Z/ GastwissenschaftlerIn_Vertrag2018.pdf Beachten Sie bitte dabei: Der Gastwissenschaft- ler*innen-Vertrag ist kein Arbeitsvertrag, sondern dient lediglich als Vereinbarung zu Rechten und Ver- pflichtungen zwischen Gästen und der Deutschen Sporthochschule Köln. • Den unterschriebenen Vertrag reichen Sie bitte in Dezernat 2 ein: Nadine Lindner n.lindner@dshs-koeln.de Tel: +49221 4982-7600 • Auf Wunsch können wir Ihren Gast als Gastwissen- schaftler*in im Forschungsinformationssyste eintra- gen. Voraussetzung dafür ist das ausgefüllte Regist- rierungsformular. • Beantragen Sie eine SpohoCard: Infopoint infopoint@dshs-koeln.de Tel: +49221 4982-2222 www.dshs-koeln.de/visitenkarte/ einrichtung/infopoint • Beantragen Sie einen Bibliotheksausweis, falls benötigt: Zentralbibliothek der Sportwissenschaften zb.sportwiss@dshs-koeln.de Tel.: +49221 4982-3230 www.dshs-koeln.de/zentralbibliothek/kontakt • Jeder Gast muss sich bei der Ausländerbehörde oder dem Bürgerbüro der Stadt Köln anmelden* (je nach Status): Wenn Sie oder Ihr Gast Unterstützung bei der Beschaffung von Dokumenten oder dem Ausfüllen von Formularen benötigen, wenden Sie sich bitte an das International Office: international@dshs-koeln.de Tel: +49 221 4982-2160 oder -2161 www.dshs-koeln.de/international • Sie können Ihren Gast und seine Forschungen über die Social-Media-Kanäle der Hochschule oder im Forschungsnewsletter vorstellen: Presse und Kommunikation presse@dshs-koeln.de Tel: +49 221 4982-3850 www.dshs-koeln.de/visitenkarte/ einrichtung/puk * Im Infokasten auf der folgenden Seite finden Sie weitere Informationen zur Anmeldung bei der Ausländerbehörde oder dem Bürgerbüro der Stadt Köln. https://www.dshs-koeln.de/studium/international https://www.dshs-koeln.de/visitenkarte/einrichtung/infopoint https://www.dshs-koeln.de/visitenkarte/einrichtung/puk https://www.dshs-koeln.de/ https://intranet.dshs-koeln.de/fileadmin/redaktion/Intranet/Formulare_A-Z/GastwissenschaftlerIn_Vertrag2018.pdf mailto:international@dshs-koeln.de mailto:n.lindner@dshs-koeln.de mailto:infopoint@dshs-koeln.de mailto:zb.sportwiss@dshs-koeln.de http://www.dshs-koeln.de/zentralbibliothek/kontakt mailto:international@dshs-koeln.de http://www.dshs-koeln.de/international mailto:presse@dshs-koeln.de Jeder Gast muss sich bei der Ausländerbehörde oder dem Bürgerbüro der Stadt Köln anmelden (je nach Status). Bitte beachten Sie dazu unbedingt die Informationen zu Nicht-EU-Bürger*innen und EU-Bürger*innen! Nicht-EU-Bürger*innen, die sich länger als 3 Monate in Deutschland aufhalten, sollten sich schnellstmöglich nach ihrer Ankunft bei der Ausländerbehörde bzw. dem zuständigen Bür- geramt anmelden. Dafür werden folgende Unterlagen benötigt (+ evtl. weitere Unterlagen): • Gültiger Pass - gegebenenfalls mit Visumseintrag • Biometrisches Passfoto (35x45mm) • Meldebescheinigung der Stadt Köln (siehe unten) • Einladungsschreiben/Aufnahmevereinbarung/Gastwissenschaftler*innen-Vertrag • Krankenversicherungsnachweis • Finanzierungsnachweis Bei Aufenthalten ab 3 Monaten müssen sich EU-Bürger*innen nach ihrer Einreise innerhalb von 2 Wochen beim Einwohnermeldeamt ihres Wohnortes anmelden. Hier muss ein Meldevordruck ausgefüllt und der Pass sowie eine Wohnungsgeberbescheinigung vorgelegt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: https://www.stadt-koeln.de/service/produkte/00415/ Folgende Unterlagen werden benötigt: • Gültiger Reisepass • Nachweis Krankenversicherungsschutz • Anmeldeformular • Wohnungsgeberbescheinigung C Gast erhält dann Steuer-ID, die beispielsweise für die Eröffnung eines Bankkontos benötigt wird. ANMELDUNG https://www.stadt-koeln.de/service/produkte/00415/ Und außerdem ... EIGENFINANZIERUNG EU-Bürger*innen Personen, die in einem EU-Mitgliedsstaat, Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz pflichtversichert sind, können mit der europäischen Krankenversicherungskarte (EHIC) bei allen Vertragsärzt*innen der gesetzli- chen Krankenversicherungen (auch sogenannten „Kassenärzt*innen“) alle medizinisch notwendigen Sachleistun- gen in Anspruch nehmen. Sie wählen dazu beim ersten ärztlichen Besuch eine aushelfende deutsche gesetzliche Krankenversicherung für die Dauer Ihres Aufenthaltes aus. Möglicherweise muss noch eine A1 Bescheinigung von der heimischen Krankenversicherung oder Sozialversicherungsbehörde eingeholt werden (bitte bei der heimischen Krankenversicherung informieren). Weitere Informationen finden Sie hier: www.dvka.de/media/dokumente/merkblaetter/urlaub_in_deutschland_1/EHIC_Dt_deutsch.pdf Nicht-EU-Bürger*innen Für Gastwissenschaftler*innen, die selbst finanziert nach Deutschland einreisen und aus einem Nicht-EU- Land stammen, besteht in der Regel nur die Möglichkeit, sich und Ihre Familienmitglieder bei einer privaten Krankenversicherung für die Dauer des Aufenthaltes zu versichern. Die Beiträge für die private Krankenversicherung richten sich in der Regel nach Alter, Beruf, Gesundheitszustand und nach den Leistungen, die versichert werden sollen. Wird dann in Deutschland eine ärztliche Sprechstunde aufgesucht, wird eine Privatrechnung ausgestellt, die zunächst selbst bezahlt werden muss und dann zur Erstattung bei der privaten Krankenversicherung einge- reicht werden kann. Nicht-EU-Bürger*innen können sich dafür beispielsweise an die Techniker Krankenkasse wenden: STIPENDIAT*INNEN Stipendiat*innen des DAAD und nationaler und internati- onaler Partnerorganisationen (z.B. DFG, Stiftungen etc.) sind im Rahmen eines Gruppenvertrages in der Regel über eine kombinierte Kranken-, Unfall- und Privathaftpflicht- versicherung versichert. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: www.daad.de/de/studieren-und-forschen-in-deutschland/ studium-planen/krankenversicherung/#1 ARBEITSVERTRAG Auch internationale Gäste, die an der DSHS mit einem Arbeitsvertrag beschäftigt sind, sind zum Abschluss einer Krankenversicherung verpflichtet. Der Abschluss des Arbeitsvertrags berechtigt zum Abschluss einer gesetzlichen Krankenversicherung, über die auch Familienmitglieder mitversichert werden können. Techniker Krankenkasse Vertrieb Marktregion Rheinland Ottoplatz 6 50679 Köln Martin Salomon Firmenkunden- und Hochschulberater Tel. 040 - 460 65 10 93 61 Mobil 01 51 - 14 53 49 49 Fax 0800 - 28 58 58 95 09 84 martin.salomon@tk.de www.tk.de/kontakt/martin.salomon www.tk.de/kontakt/martin.salomon www.daad.de/de/studieren-und-forschen-in-deutschland/studium-planen/krankenversicherung/#1 http://www.dvka.de/media/dokumente/merkblaetter/urlaub_in_deutschland_1/EHIC_Dt_deutsch.pdf mailto:martin.salomon@tk.de Deutsche Sporthochschule Köln German Sport University Cologne Am Sportpark Müngersdorf 6 50933 Köln . Deutschland www.dshs-koeln.de http://www.dshs-koeln.de Vor_der_Anreise: Off Vorbereitung: Ja Nach_der_Ankunft: Off