Verantwortlicher im Sinne der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie
– soweit mit der DS-GVO vereinbar – der nationalen Datenschutzbestimmungen, wie
insbesondere des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen, ist die:
Deutsche Sporthochschule Köln
Am Sportpark Müngersdorf 6
50933 Köln
Tel.: +49 221 4982 0
E-Mail: infopoint(at)dshs-koeln.de
Internetseite: www.dshs-koeln.de
Die Deutsche Sporthochschule Köln ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und wird
vertreten durch den Rektor, Univ.-Prof. Dr. Ansgar Thiel.
Die Datenschutzbeauftragte des für die Verarbeitung Verantwortlichen kann wie folgt
kontaktiert werden:
Die Datenschutzbeauftragte
Deutsche Sporthochschule Köln
Am Sportpark Müngersdorf 6
50933 Köln
Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne jederzeit
auch per E-Mail an uns unter der Adresse datenschutz@dshs-koeln.de wenden.
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Diese sind gem. Art. 4 Nr. 1
DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche
Person (betroffene Person) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person
angesehen, die direkt oder indirekt insbesondere mittels Zuordnung zu bestimmten Angaben
identifiziert werden kann. Zu solchen Angaben zählen beispielsweise Name, Wohn- bzw.
Postadresse, Telefonnummer, ggf. auch Nutzungsdaten.
3.2. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer nur, soweit dies zur Bereitstellung
einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich und
rechtlich zulässig ist.
3.3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten geschieht zwecks der Wahrnehmung der uns
übertragenen Aufgabe im Rahmen der Unterstützung von Lehre und Forschung gemäß Art. 6
Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO i.V. § 2 Abs. 1 und 3 HG NRW.
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der
betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO als Rechtsgrundlage.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages,
dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b)
DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur
Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen
Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1
lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage.
Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen
natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. d) DSGVO als Rechtsgrundlage.
3.4 Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald
der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn
dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen,
Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen
wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die
genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine
Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine
Vertragserfüllung besteht.
4.1. Bereitstellung der Website
Der Webauftritt der Zentralbibliothek der Sportwissenschaften ist als spezialisierter Bereich
in den Gesamt-Webauftritt der Deutschen Sporthochschule Köln integriert. Diesbezüglich gilt
die Datenschutzerklärung des Gesamt-Webauftritts der Hochschule.
4.2. Recherche im Online-Katalog "Primo"
4.2.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Durch Nutzung unseres Online-Kataloges "Primo" zur persönlichen Recherche im Bestand
der Bibliothek entstehen folgende personenbezogene Daten, die im System verarbeitet und
gespeichert werden:
4.2.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Einwilligung des Nutzers nach Art. 6
Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Soweit die Verarbeitung der Wahrnehmung unserer Aufgaben in
der Unterstützung von Forschung und Lehre dient, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO als
Rechtsgrundlage.
4.2.3. Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Verarbeitung ist es, die durch den Nutzer gewünschten Suchanfragen
auszuführen, sowie die Nutzung des Kataloges zu vereinfachen.
4.2.4. Dauer der Speicherung
Die Historie des Suchverlaufs, die bevorzugte Fachdisziplin sowie die Merkliste werden
gelöscht, wenn Sie die Sitzung beenden und den Browser schließen.
4.2.5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Eine dauerhafte Speicherung über die Sitzung hinaus erfolgt nur dann, wenn Sie sich mit Ihrer
persönlichen Benutzerkennung angemeldet haben. In diesem Fall sind die Daten in Ihrem
Benutzerprofil gespeichert und können von Ihnen persönlich jederzeit gelöscht werden.
4.3. Ausleihen, Verlängerungen und Vormerkungen im Onlinekatalog
"Primo"
4.3.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Benutzer können nach persönlicher Anmeldung mit ihrer Benutzerkennung Medien ausleihen,
die Rückgabefrist ausgeliehener Medien verlängern sowie an andere Nutzer derzeit entliehene
Medien vormerken.
Hierzu werden folgenden personenbezogene Daten verarbeitet:
4.3.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung der Daten ist die Einwilligung des
Nutzers nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, insbesondere die Anerkennung der
Benutzungsordnung der Zentralbibliothek Sportwissenschaften (vgl. § 4
„Benutzungsverhältnis“ und § 5 „Datenschutz und Protokollierung“).
Soweit die Verarbeitung der Wahrnehmung unserer Aufgaben in der Unterstützung von
Forschung und Lehre dient, gilt Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO als Rechtsgrundlage. Soweit
die Verarbeitung der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung dient, gilt Art. 6 Abs. 1 S. 1
lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage.
4.3.3. Zwecke der Datenverarbeitung
Zweck der Datenverarbeitung ist die Organisation des Ausleihbetriebes, sowie die
Kontaktaufnahme mit dem Benutzer etwa bei Rückfragen, Bereitstellungen, Forderungen,
Überschreitung von Ausleihfristen oder Verstößen gegen die Benutzungsordnung. Weiterhin
ist die Verarbeitung zur Durchsetzung von Gebühren und Forderungen bei Verlust oder
Beschädigung von Medien oder der Überschreitung von Rückgabefristen erforderlich.
Ausleihdaten dienen uns in anonymisierter Form zur Erstellung interner Statistiken für das
Bestandsmanagement, insbesondere für Erwerbungen, Aussonderungen und Umstellungen.
4.3.4. Dauer der Speicherung
Zahlungsbegründende Daten (Gebühren, Forderungen und die sie begründenden
Benutzungsvorgänge) müssen aufgrund anderer rechtlicher Bestimmungen für 10 Jahre
aufgehoben werden. Davon unberührte personenbezogene Daten zu Ausleihen,
Vormerkungen, Fernleihen und vom Benutzer initiierten Bestellungen werden nach 180
Tagen soweit anonymisiert, dass kein Personenbezug mehr besteht. Benutzer- und
Kontaktdaten werden mit Beendigung des Benutzungsverhältnisses nach § 3, 29 der
Benutzungsordnung der Zentralbibliothek für Sportwissenschaften (§ 3
„Benutzungsberechtigte“, § 29 „Ende der Ausleihberechtigung“) vollständig gelöscht oder
anonymisiert.
4.5 Kontaktformular, Anmeldeformulare, Anschaffungsvorschlagsformular
und E-Mail-Kontakt
4.5.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Auf unserer Website sind verschiedene Kontaktformulare vorhanden, welche für die
elektronische Kontaktaufnahme bzw. die Anmeldungen zu Schulungen genutzt werden
können. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeiten wahr, so werden die in den Eingabemasken
eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Zum Zeitpunkt der Absendung der
Nachricht werden zudem Datum und Uhrzeit der Nachricht gespeichert.
Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung
eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.
Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In
diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers
gespeichert.
Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden
ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation und die Bearbeitung Ihres individuellen
Anliegens verwendet.
4.5.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des
Nutzers Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO und im Übrigen soweit die Verarbeitung der
Wahrnehmung unserer Aufgaben in der Unterstützung von Forschung und Lehre dient Art. 6
Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO.
Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. lit. b) DSGVO.
4.5.3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske oder einer E-Mail
dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme.
Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen
dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer
informationstechnischen Systeme sicherzustellen.
4.5.4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht
mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des
Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall,
wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation
dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt
abschließend geklärt ist.
Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden
spätestens nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.
4.5.5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der
personenbezogenen Daten zu widerrufen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht
fortgeführt werden.
Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden,
werden in diesem Fall gelöscht.
4.6. Bereitstellung des E-Medien-Servers
4.6.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Über den E-Medienserver bietet die Bibliothek verschiedene Dokumente zum Anzeigen und
Herunterladen an. Die Zugangsvorraussetzungen zu diesem Dienst werden anhand der
Auswertung der IP-Adresse des zugreifenden Endgerätes bestimmt.
4.6.2. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Auf unserem E-Medienserver nutzen wir das Open-Source-Software-Tool AWStats
(http://www.awstats.org/) zur Analyse des Surfverhaltens unserer Nutzer. Die Software
erfasst unter anderem den sogenannten HTTP-User-Agent-String. Bei Aufruf einzelner Seiten
unseres Angebots werden folgende Daten protokolliert und gespeichert:
Die Software läuft dabei ausschließlich auf dem E-Medienserver. Die Daten der Nutzer
werden ausschließlich dort gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte oder eine Verknüpfung mit
anderen Datenquellen findet nicht statt.
4.6.3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer ist Art. 6
Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO.
5.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Der Onlinekatalog "Primo" bindet Dienste Dritter ein. Hierzu gehören:
Die Einbindung erfolgt in der Regel durch Verlinkung auf diese externen Angebote oder
durch Einbettung in den Onlinekatalog "Primo". In solchen Fällen werden technisch bedingt
folgende Daten an Dritte übermittelt:
5.1.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung der Daten ist die Einwilligung des
Nutzers nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, insbesondere die Anerkennung der
Benutzungsordnung der Zentralbibliothek Sportwissenschaften (vgl. § 4
„Benutzungsverhältnis“ und § 5 „Datenschutz und Protokollierung“).
Soweit die Verarbeitung der Wahrnehmung unserer Aufgaben in der Unterstützung von
Forschung und Lehre dient, gilt Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO als Rechtsgrundlage.
5.1.3. Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung von Informationen zum Bestand der
Bibliothek und die Vermittlung des Zugangs zu Online-Ressourcen.
5.1.4. Auftragsverarbeitung
Sofern es sich bei der Nutzung der oben genannten Dienste um eine Auftragsverarbeitung
handelt, bestehen vertragliche Vereinbarungen zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen
Bestimmungen mit dem Auftragsverarbeiter.
Aufgrund der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie uns
gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
Soweit Sie der Ansicht sind, dass Ihre vorstehend aufgeführten Rechte im Sinne des geltenden
Datenschutzrechts verletzt sind, haben Sie zudem nach Art. 77 DS-GVO das Recht sich bei
der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Hierzu können Sie sich an
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf,
Telefon: +49 211 38424 – 0
E-Mail unter poststelle(at)ldi.nrw.de
wenden. Weitere Informationen erhalten Sie unter https://www.ldi.nrw.de.
Widerspruchrecht: Werden Ihre Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe verarbeitet, die im öffentlichen
Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der Deutschen
Sporthochschule übertragen wurde, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit unter der oben
genannten Adresse nach Art. 21 DS-GVO widersprechen, sofern sich aus Ihrer besonderen
Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Die
Datenverarbeitung wird dann beendet, es sei denn, die Deutsche Sporthochschule kann
zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte
und Freiheiten der betroffenen Personen überwiegen, oder sofern die Verarbeitung der
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.