Einverständniserklärung zur Nutzung von Daten im Forschungsinformationssystem (FIS) Was ist ein FIS? Das FIS ist eine Datenbank, mit dessen Hilfe an der DSHS Köln eine Sammlung autorisierter For- schungsdaten entsteht. Ziel ist es, die Forschungsleistungen der DSHS Köln besser zu kommunizieren und den Aufwand für die Berichterstattung in Instituten und anderen universitären Organisationen zu senken. Aus den im FIS gespeicherten und für die Öffentlichkeit freigegebenen Daten werden das For- schungsportal der DSHS sowie die Forschungsinternetseiten der Institute und weiteren wissenschaftlichen Einrichtungen mit Inhalten gefüllt. Informationen zur Datenverarbeitung Welche Daten werden im FIS verwendet? Im FIS werden Informationen zu Forschungsleistungen, die Mitglieder der DSHS Köln erbracht haben, gesammelt und verarbeitet. Ein Teil dieser Daten wird aus anderen Datenbanken der DSHS Köln in das FIS synchronisiert, weitere Daten können von den Wissenschaftler/innen selbst ins FIS eingege- ben werden. Um Mehrfacheingaben und Unstimmigkeiten zu vermeiden wird das FIS mit vorhandenen Informati- onssystemen synchronisiert: • Drittmittelprojekte: Projektdaten der Drittmittelverwaltung (MBS) • Wissenschaftlich Beschäftigte: Informationen aus der Personalabteilung (SVA) • Promotionsstudierende: Informationen aus der Promotionsstudierendenverwaltung (PSV) Wer hat Zugang zu den Daten? Alle Wissenschaftler/innen der DSHS Köln erhalten ein Nutzer/innenkonto und können alle über sie gespeicherten Daten einsehen und bearbeiten. Zusammenfassungen der Einträge sind für andere Nut- zer/innen der Datenbank sichtbar und können über die Funktion „Vorschau“ überprüft werden. Nut- zer/innen entscheiden, welche Informationen sie mit der wissenschaftlichen und öffentlichen Gemein- schaft teilen: • Umfang der Dateneingabe - registriert wird, was zur Berichterstattung vorgesehen ist. • Sichtbarkeitseinstellung für Einzeleinträge (entscheidet über die Verwendung des Eintrags): o Vertraulich: auf zugeordnete Nutzer/innen sowie legitimierte Redakteurinnen und Re- dakteure begrenzt o Datenbank (FIS): zusätzlich zur Ebene Vertraulich sind die Einträge für autorisierte Nutzer/innen sichtbar, Verwendung für Statistiken o Öffentlich - zusätzlich zu den Ebenen Vertraulich und Datenbank sind die Einträge für öffentliche Zwecke verfügbar, z.B. DSHS Webseite und Tätigkeitsberichte Verwendung von Daten aus dem FIS Das FIS unterstützt Berichtsverfahren, in denen regelhaft Forschungsinformationen erhoben und verar- beitet werden. Die in der Forschungsdatenbank gespeicherten Informationen stehen Instituten, der Hochschulleitung und Serviceeinheiten der Universität zum Beispiel für folgende Zwecke zur Verfü- gung: • Erstellung von Statistiken, u.a. für die leistungsbezogene Mittelvergabe, Berichte zur Ziel- und Leistungsvereinbarung mit dem Ministerium für Innovation, Wissenschaft und Forschung sowie • Öffentlichkeitsarbeit der Universität, insbesondere Webauftritt, Jahresberichte und weitere Ver- öffentlichungen der Universität Art und Umfang werden bestimmt durch die Beschlüsse, Richtlinien, Ausführungspapiere, Rechts- grundlagen oder sonstige legitime Anforderungen der jeweiligen Verfahren. Die Dienstvereinbarung „Nutzung des Forschungsinformationssystems (FIS) Pure“, die zwischen der DSHS Köln und dem wissenschaftlichen Personalrat der DSHS Köln geschlossen wurde, regelt den Umgang mit dem FIS an der DSHS Köln. Personenbezogene Daten aus SVA, MBS und SOS Zum Anlegen eines Personendatensatzes im FIS werden die unten aufgeführten Daten erhoben. Über die Schnittstellen werden die Organisationszugehörigkeit aktualisiert und das Ausscheiden einer Per- son übermittelt. Als Identifikations-Link wird die DSHS-ID verwendet. Diese ist nur für die FIS- Admi- nistration sichtbar. Für Drittmittelprojekte wird die Projektleitung, die in MBS vermerkt ist, übermittelt. Fragen? Sollten Sie Fragen zu datenschutzrechtlichen Belangen haben, wenden Sie sich bitte an Herrn Tom Fragel (t.fragel@dshs-koeln.de). Bei inhaltlichen Fragen zum FIS wenden Sie sich bitte an Dr. Claudia Combrink (combrink@dshs-koeln.de). Bei Fragen zur Nutzung des FIS wenden Sie sich bitte an sup- port@dshs-koeln.de. Personen-Daten Quelle Name, Vorname(n) SVA o. PSV Titel / Akademische Grade SVA o. PSV DSHS ID IDM Email-Adresse AD Geschlecht SVA o. PSV Nationalität SVA o. PSV Geburtsdatum SVA o. PSV Organisationszugehörigkeit SVA o. PSV Bestehendes bzw. letztes Beschäftigungsverhält- nis mit Bezeichnung-, Umfang, Dauer und Art der Beschäftigung SVA Telefonnummer, Gebäude, Raum SVA Projekt-Daten Quell e Projekt-ID MBS Kurztitel des Projekts MBS Zugehörige Organisation MBS Projektleitung MBS Bewilligungsdatum MBS Förderorganisation MBS Budget MBS Summe der Ausgaben MBS